ROVANIEMEN TEATTERIN ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

REKISTERINPITÄJÄ

Rovaniemen Teatteri – Lapin Alueteatteri, Lapin alueteatteriyhdistys ry.
Jorma Eton tie 8 A, 96100 Rovaniemi

YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Sari Alatalo
Jorma Eton tie 8 A, 96100 Rovaniemi
sari.alatalo(at)rovaniementeatteri.fi

REKISTERIN NIMI

Asiakasrekisteri

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Rovaniemen Teatterin asiakkaan ja teatterin välinen asiakassuhde (asiallinen yhteys). Henkilötietojen käsittely voi perustua myös asiakkaan suostumukseen tai asiakkaan teatterille antamaan toimeksiantoon.

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

• Teatterin palveluiden tuottaminen, kehittäminen ja seuranta sekä asiakaspalvelun toteuttaminen.
• Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen sekä palveluiden personointi.
• Asiakassuhdeviestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen sekä kontaktihistorian hallinta.
• Asiakaspalautteen käsittely ja siihen vastaaminen.
• Hyvityspyyntöjen ja korvausvaatimusten käsittely, vastaaminen ja maksaminen.
• Asiakaskannan analysointi ja luokittelu joiden tavoitteena on viestinnän kohdentaminen.
• Sähköisten palvelukanavien (kuten verkko- ja mobiilipalvelut) seuranta tilastointipalvelujen kehittämiseksi, markkinointitarkoituksiin ja asioinnin helpottamiseksi.

Tietojen käsittely on ulkoistettu NetTicket fi:lle (y-tunnus: 1028658-3).
NetTicket.fi on rekisterinpitäjä ts. henkilötietojen käsittelystä vastaava taho.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Asiakkaan perustiedot:
- Henkilön nimi sekä yritys tai yhdistys mikäli henkilö edustaa yhteisöä
- Yhteystiedot (katuosoite, postinumero, kaupunki, matkapuhelin, sähköpostiosoite)
- Asiakkuuteen liittyvät tiedot, mm. tietokantaan tallentunut asiakaskohtainen tilaushistoria
- Tiedon käsittelyyn liittyvät tiedot kuten lokitiedot ja liittymätiedot eri järjestelmien välillä
- Palvelun käyttäjätunnukset ja salasanat
- Luottokaupan yhteydessä henkilö- tai Y-tunnus
- suoramarkkinoinnin suostumukset ja kiellot (kts. kohta 12)
- suoramarkkinoinnin ja asiakasviestinnän toteutukseen liittyvät tiedot
- Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietoja.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Asiakkaaseen liittyviä tietoja kerätään ensisijaisesti asiakkaalta itseltään tilauksen ja rekisteröitymisen yhteydessä, palveluiden oston ja käytön yhteydessä, internetpalvelun omat tiedot -osiossa, asiakaspalvelutapahtumien yhteydessä sekä muutoin suoraan asiakkaalta. Asiakkaaseen liittyviä tietoja syntyy teatterin tietojärjestelmiin myös palveluiden käytön yhteydessä. Tietoja päivitetään myös väestötietojärjestelmästä tai muista vastaavista ulkoisista tietolähteistä.

TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Rekisterin sisältämiä tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön sallimin ja velvoittamin tavoin. Tavanomaisena osana lipunvälitystoimintaa rekisterinpitäjä luovuttaa henkilötietoja säännönmukaisesti niille tapahtumanjärjestäjille, joiden tilaisuuksiin tai tapahtumiin rekisteröity on ostanut lippuja, lahjakortteja tai muita tuotteita, ja joihin rekisteröidyllä on siten myös asiakassuhde. Tapahtumanjärjestäjät voivat käsitellä luovutuksen perusteella henkilötietoja sellaisiin tarkoituksiin, jotka eivät ole yhteen sopimattomia edellä mainittujen henkilötietojen käyttötarkoitusten kanssa, kuten markkinointiin. Lisäksi rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja huolellisesti valikoimiemme yhteistyökumppaneiden, kuten artistien tai esiintyjien, sellaisiin markkinointitarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin käyttötarkoitusta. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön niin edellyttäessä myös viranomaisille. Asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja omiin suoramarkkinointirekistereihinsä, ellei rekisteröity ole sitä kieltänyt. 

Rekisterinpitäjänä on NetTicket.fi ja Rovaniemen Teatteri on rekisterinkäyttäjä. Rovaniemen Teatteri kilpailuttaa lipunmyynnin aika ajoin, jolloin rekisterinpitäjä saattaa vaihtua. Rekisteri siirretään silloin uudelle rekisterinpitäjälle.

TIETOJEN SIIRTO EU:N / ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei siirretä eikä luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A Manuaalinen aineisto
Rekisteri ei sisällä manuaalista aineistoa.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot
Henkilötiedot ovat asianmukaisesti suojattu. Rekisterinpitäjä kerää tiedot tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Rovaniemen Teatterin ja muun lippujen jälleenmyyjän rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan rekisterinpitäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Rekisterinpitäjä määrittää myös käyttäjälle myönnettävän käyttöoikeustason. Lisäksi rekisterinpitäjä on sopimuksellisin keinoin huolehtinut siitä, että henkilötietoja sen lukuun käsittelevä yhteistyökumppani on sitoutunut henkilötietojen suojaamiseen myös omien työntekijöidensä toimien osalta.

Rekisterin tiedot Rovaniemen Teatterissa sijaitsevat teatterin ylläpitämissä järjestelmissä ja palvelimilla. Rekisterin käyttäjillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joiden perusteella jokainen sisäänkirjautuminen voidaan todentaa ja yksilöidä.

TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröidyllä on kerran vuodessa maksutta oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Vapaamuotoinen tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti allekirjoitettuna rekisterin ylläpitäjälle teatteri@rovaniementeatteri.fi tai esittämällä sen henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Henkilön tunnistaminen järjestelmästä vaatii myös matkapuhelinnumeron ja/tai sähköpostiosoitteen ilmoittamista. Asiakkaan henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen luovuttamista ja aineisto toimitetaan Excel-muodossa pääsääntöisesti 30 päivän kuluessa.

OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus tarkista rekisteriin tallennetut tiedot. Vapaamuotoiset kirjalliset tarkistuspyynnöt osoitetaan sähköpostitse rekisterin ylläpitäjille teatteri@rovaniementeatteri.fi. Asiakkaan henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen korjaamista ja tieto korjataan viimeistään 30 päivän kuluessa.

MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia, sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.
Vapaamuotoinen suoramarkkinointikielto on toimitettava kirjallisesti tai sähköpostitse rekisterinpitäjälle teatteri@rovaniementeatteri.fi, tai esittämällä sen henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Henkilön tunnistaminen järjestelmästä vaatii myös matkapuhelinnumeron ja/tai sähköpostiosoitteen ilmoittamista. Suoramarkkinoinnin lupatiedot päivitetään henkilötietoihin viipymättä tai viimeistään 30 päivän kuluessa.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään. Vapaamuotoinen poisto- tai siirtopyyntö on tehtävä kirjallisesti allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle tai esittämällä sen henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Asiakkaan henkilöllisyys varmistetaan ennen siirtotietojen luovuttamista ja siirtoaineisto toimitetaan Excel-muodossa pääsääntöisesti 30 päivän kuluessa. Henkilötiedot merkitään poistettaviksi (anonymisointi) ja tietojen poistaminen tehdään lakien ja asetusten mukaisten säilytysaikojen puitteissa. Jos rekisterinpitäjä ei poista kaikkia henkilötietoja, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan syyt, miksi tietoja ei heti poistettu.

X